De flesta bolag använder idag någon form av molntjänst i sin verksamhet. Med stor sannolikhet använder du t.ex. Google Drive eller Microsoft 365 för att arbeta i dokument, och kanske lagrar du filer i Dropbox eller bilder i Apple iCloud? I den här artikeln delar vi med oss av 4 anledningar till varför hela din IT miljö bör finnas i molnet – och varför den allra helst bör vara automatiserad.
I dessa tider, när så kallat Remote Working är mer på tapeten än någonsin, kan vi nog konstatera att vi har molnbaserade verktyg – dvs programvaror, tjänster och lagringsutrymme som är tillgängligt via internet och öppnas upp via exempelvis en webbläsare – att tacka för väldigt mycket.
Föreställ dig själv hur det skulle ha varit att jobba hemifrån om du inte hade kunnat dela filer, hålla videomöten eller samarbeta med dina kollegor med hjälp av nätbaserade verktyg. Bra mycket krångligare, eller hur?
Faktum är att många förutspår att det läge vi befinner oss i just nu kommer att få stor påverkan på vårt sätt att arbeta när saker och ting återgår mer till det normala. Vår digitala mognad kommer att ha tagit många steg på kort tid och vi kommer i största allmänhet att vara bättre på att prioritera bort onödiga fysiska möten och krångliga analoga och manuella arbetsprocesser. Därför finns det också mycket som talar för att nu kan vara den bästa tiden för ditt bolag att se över er administration och se till att även er IT finns i molnet – och allra helst är automatiserad. Här förklarar vi varför.
1. Din arbetsplats är alltid tillgänglig och up-to-date När allt finns i molnet kan du komma åt dina program, filer och mail när och var som helst. Det enda du behöver är en internetuppkoppling och en webbläsare eller app. På så sätt är du aldrig beroende av att ha tillgång till den specifika dator som t ex har bokförings-programmet installerad eller att behöva ringa till din redovisningskonsult för att få siffrorna presenterade för dig. Om din molnbaserade IT dessutom är automatiserad kan du också vara säker på att er administration alltid stämmer överens med verkligheten vid varje givet tillfälle.
Molnbaserad IT kan nämligen ske på två sätt: 1. Filer/mail lagras i molnet men alla program, datorer, skrivare, nätverk och telefoner hanteras manuellt, vilket innebär att du själv administrerar er IT miljö, där du eller din IT konsult även sköter eventuella användarproblem eller driftstörningar. I många fall innebär detta tillvägagångssätt en viss eftersläpning i utveckling av tjänsterna eftersom man oftast lägger lite tid på att sätta sig in i alla olika tjänster ordentligt.
2. Man tar in extern IT avdelning som är specialister på molnbaserad IT och väljer en gemensam molnplattform som täcker hela företagets behov. Där allt lagras i molnet och kan dessutom automatiseras så att alla manuella administrativa uppgifter attesteras och godkänns i realtid. Helt digitalt. Detta betyder noll eftersläpning och full koll på allt som händer i bolaget, precis när de händer. Sugen på att automatisera din IT? Läs om skillnaden på House Of Service och andra IT leverantörer
2. Enklare bolagsstyrning När du kommer åt dina program/filer var som helst och när som helst – och dessutom vet att de är helt uppdaterade – blir det också enklare att fatta affärsmässiga beslut om din verksamhet. Du kan till exempel alltid dubbelkolla att ni håller projektplanen, vilka anställda som arbetar idag (även om dom inte är på kontoret). När sådan information finns tillgänglig i realtid kan du snabbt fatta underbyggda beslut om att genomföra eventuella investeringar eller bromsa projekt som inte är lönsamma.
När IT miljön automatiseras och finns tillgänglig i molnet slipper du också en stor del av det förarbete som ofta krävs för att samla in rätt data. Många företagare måste idag lägga väldigt mycket tid på att gå igenom sina olika system för att leta fram de siffror de behöver för sin ekonomistyrning. Men om du exempelvis skulle använda House Of Service istället så blir situationen en annan. I SharePoint kan man bygga flöden där data sammanfattas och presenteras i tydliga grafer och tabeller, för att underlätta för dig i din styrning. Där finns också möjlighet till extra fördjupning genom att tagga upp projekt och kostnadsställen, för att på detaljnivå kunna följa hur ni ligger till i ett visst projekt är eller hur mycket tid ni lägger hos en specifik kund. 3. Du slipper personberoende Traditionellt sett har ett företags IT alltid varit beroende av att en specifik person – du själv, en anställd i bolaget eller en anlitad IT konsult – som hanterar IT miljön manuellt. Detta kan i vissa fall vara en styrka, eftersom den personen då har full insyn i bolaget och vet hur hen har hanterat er miljö och var man kan hitta specifika filer och program. Dock kan det också vara en svaghet eftersom det gör dig som företagare beroende av att just den personen är tillgänglig för att plocka fram din information, svara på dina frågor eller genomföra förändringar i er miljö. Vad händer till exempel om personen ifråga är sjuk eller ledig? Med automatiserad och molnbaserad IT slipper du helt det personberoendet. Den görs automatiskt, fakturor skannas in utan att du först behöver få dem med posten, attestering av semesteransökningar genomförs med ett knapptryck och system uppdateras och backas upp per automatik. Och alla nödvändiga rapporter finns tillgängliga direkt i systemet.
Men rådgivningen då? En vanlig invändning när man pratar om automatisering av IT miljön och lyfter fördelarna med att slippa vara beroende av specifika personer är att många befarar att de inte kan få lika bra rådgivning om inte en specifik person har koll på deras program. Men faktum är att det ena inte behöver utesluta det andra – man kan nämligen få minst lika bra råd även när IT miljön är automatiserad.
På House Of Service har vi löst det genom att all IT sköts på ett standardiserat sätt enligt ett specifikt regelverk som vårt system följer. På så sätt blir det enkelt för våra tekniker att gå in i ett företags system och snabbt hitta precis den information de söker, även om de aldrig tidigare haft med det specifika bolagets IT att göra. All information ligger ju på samma ställe för alla våra kunder. Om du skulle kontakta oss för rådgivning om ett IT problem kan vi därför snabbt sätta dig i kontakt med en av våra experter på nätverk, som kan gå in i din router och ge precis lika bra råd som någon som arbetat dedikerat med din miljö i flera år.
4. Du sparar tid och pengar
Sist men inte minst är chansen stor att du skulle spara både tid och pengar på molnbaserad och automatiserad IT – oavsett hur du hanterar din teknik idag.
Dels behöver du aldrig oroa dig för att bolaget ska växa ur din lösning eftersom automatiserade och digitala tjänster i stort sett alltid skalar med ditt företag, både vad gäller lagringsutrymme eller antal användare av tjänsten.
Den största kostnadsbesparingen får du dock i form av tid. När IT miljön automatiseras slipper du nämligen många av de uppgifter som idag stjäl av din tid utan att du ens tänker på det. Du slipper häfta kvitton, du behöver inte samla ihop fakturor i pärmar och köra dem fysiskt till din redovisningskonsult, du slipper om-installera datorer och ha kontakt med olika leverantörer, osv.
Många företagare blir faktiskt förvånade över hur effektiva de blir och hur mycket mer tid de kan lägga på sin kärnverksamhet – och därmed tjäna mer pengar till bolaget – när de väljer att automatisera sin IT.
Är du sugen på att effektivisera er teknik i ditt bolag? Vi gör gärna en kostnadsfri behovsanalys för att reda ut om automatiserad IT är någonting för dig. Anmäl intresse så hör vi av oss. Du når oss via 010-410 34 00 eller info@houseofservice.se
