När ett företag ska flytta är de logistiska kraven extra höga. Om flytten sker snabbt och effektivt går det att slippa mycket krångel och onödiga avbrott i verksamheten. Här kommer några råd & tips inför kontorsflytten.
Checklista
Det finns en hel del att tänka på när man ska flytta ett kontor. Nedan har vi gjort en checklista för dig med lite tips och olika punkter för att din flytt ska gå så smidigt som möjligt.
1) NÄR KONTRAKTET ÄR PÅSKRIVET
Utse en flyttansvarig och informera dina anställda. Planera tiden för flyttprojektet och kontakta fastighetsägaren och beställ flyttbesiktning. Vid behov, kontakta ev. arkitekt, projektledare, annan entreprenör. Märk upp kartonger efter en tydlig struktur, t.ex. den anställdas namn, avdelning och roll.
2) KONTAKTA DITT TRYCKERI / DIN REKLAMBYRÅ
Uppdatera visitkort, skyltar, brevpapper m.m med er nya adress och uppgifter, kanske är det dags att göra en översyn av designen också när man ändå trycker upp nya produkter. Ett annat tips är att beställa en goodiebag till alla anställda som man får på inflyttsdagen i det nya kontoret.
3) BESTÄLL EV. NYA KONTORSMÖBLER I TID
Följande ytor är att beakta: Reception, besöksyta, konferensrum, vilorum, kök, arbetsplatser, ev. relaxavdelning, server kopieringsrum, uteplats. Undvik missunnsamhet, missförstånd och missnöjd. Gör en ritning till möblemanget och inred din lokal med eftertanke! Ni ska bo här ett tag. Ta en kopia på kontorets planlösning och rita upp vart möbler skall placeras ut på det nya kontoret. Lämna gärna en kopia av ritningen till alla inblandade.
4) FÖRSÄKRING OCH AVTAL
Se över och underteckna eventuellt nytt avtal för el mm. Se till att ha Era försäkringar uppdaterade. Kontrollera att Er försäkring gäller under själva flytten. Kontrollera även eventuella krav från myndighet och försäkringsbolag. Se också över avtal för värme, ventilation, vatten och bevakning.
5) LÅS OCH LARM
Se över hur säkerheten ser ut i den nya lokalen. Vad ställer försäkringsbolaget och verksamheten för krav på lås – och larmsystem? Det finns många bra säkerhetskonsulter att anlita och rådfråga här.
6) ADRESSÄNDRING OCH POSTHANTERING
Anmäl adressändring till post, banker, försäkringsbolag, skattemyndigheterna och tidningar. Glöm inte att meddela flytt och nya kontaktuppgifter till kunder och leverantörer. Eftersändning av post bör ske i samband med flytten, annars riskerar ni att posten returnerar breven till avsändaren.
7) HISSEN
Förvarna hissjouren om att du och dina kollegor ska flytta, så att de snabbt kan rycka ut om hissen stannar. Något som är lätt hänt med tunga möbler. Ett stopp påverkar flytten oerhört.
8) FLYTTFIRMA
Tänk på att boka en flyttfirma i god tid. Kostnaden kan exempelvis gå upp ca 50 % om den sker på helgen. Dessutom blir flyttfirmor ofta snabbt fullbokade över fredagar och månadsskiften, eftersom de flesta är lediga över helgerna.
9) PARKERING
Säg upp gamla parkeringsavtal och teckna nya.
10) TELE, IT OCH DATANÄT
Säg upp avtalen eller omförhandla dem. Uppdatera försäkring även här. Tänk över hur systemen ska fungera i verksamheten. Kan ditt nuvarande system flyttas? Beställ telefonabonnemang och internetförbindelse. Vilken typ av nätverk vill ni ha? Fast eller trådlöst? Båda kanske? Tänk på att kabeldragning till fasta nätet vill man göra i ett tidigt skede.
11) TA HJÄLP AV NÅGON SOM HAR GJORT DET TIDIGARE
Vill du ha hjälp med ditt flyttprojekt? Kontakta oss på info@houseofservice.se eller 010-410 34 00.
Kommentare